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Die Begriffe Geschäftsreise (Dienstreise), Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit werden seit dem 01.01.2008 vom Gesetzgeber unter dem Begriff der Auswärtstätigkeit zusammengefasst. Diese Begriffsänderung wurde durch die Neufassung der Lohnsteuerrichtlinien im Jahre 2008 notwendig, da auch steuerlich nicht mehr wie zuvor üblich unter den Begriffen unterschieden wird.

Was sind Geschäftsreisen?

Durch die Neuauflage der Lohnsteuerrichtlinien ist nicht mehr die Dauer und Art der Tätigkeit maßgebend für das Vorliegen einer Geschäftsreise. Seit 2008 ist es ausreichend, wenn im Kalenderjahr die betriebliche Einrichtung (Firmensitz) durchschnittlich an mindestens einem Arbeitstag in der Woche aufgesucht wird. Auch eine zusammenhängende Tätigkeit am Firmenstandort von über 46 Arbeitstagen im Kalenderjahr ist ebenso ausreichend. Jeder gefahrene Kilometer des Hin- und Rückweges zwischen Einsatzort und Heimat kann steuerfrei ausgezahlt werden. Früher war eine Spesenabrechnung nur für die ersten drei Monate möglich, da ab dem 4. Monat der auswärtige Arbeitsort zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte wurde. Dies ist nun unbegrenzt statthaft. Anders verhält es sich bei den sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen. Für diese gilt nach wie vor die Grenze von drei Monaten, wenn es sich um die gleiche Auswärtstätigkeit handelt. Die früher übliche Regelung bei Geschäftsreisen, dass Übernachtungskosten auch ohne entsprechende Belege in Rahmen von Pauschalen erstattet werden können, ist ebenfalls weggefallen. Übernachtungskosten können nur noch in tatsächlicher Höhe der Hotelquittung (ohne Frühstück) erstattet, und als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Die Pauschalen des Verpflegungsmehraufwands

Zu den Kosten einer Geschäftsreise zählen ebenso die Verpflegungskosten, welche in Form von Pauschalen als Werbungskosten abzugsfähig und steuerfrei erstattungsfähig.

Voraussetzungen für die Auszahlung von Geschäftsreisen

Um Reisekosten erstatten zu können, müssen Arbeitnehmer wie auch Geschäftsinhaber entsprechende Belege vorweisen und eine Reisekostenabrechnung ausfüllen. Dafür gibt es im Bürobedarf spezielle Formblätter, aber auch Software zu kaufen. Will der Geschäftsinhaber selber Geschäftsreisen buchen, so sollte er sich zuvor eine Checkliste der geplanten Geschäftsreise anlegen um bei einer etwaigen Steuerprüfung keine böse Überraschung zu erleben.